O antropólogo e professor Luiz Marins foi um dos palestrantes durante a realização do II Encontro de Tabeliães de Protesto de Mato Grosso, em Cuiabá, promovido pelo Instituto de Estudos de Protesto de Títulos do Brasil Seção Mato Grosso (IEPTB-MT) nesta sexta-feira e sábado (24 e 25 de outubro). Ele informou que os cartórios de protesto estão inseridos em um contexto desafiador, onde a modernização tecnológica, a educação da sociedade acerca de sua função e o equilíbrio entre eficiência na cobrança e atendimento humanizado são fundamentais.

     Na avaliação do palestrante, a modernização tecnológica exige que os cartórios adaptem seus processos à digitalização, integrando sistemas e oferecendo serviços online. Isso permite um atendimento mais ágil e eficiente, melhorando a experiência do usuário. Para Luiz Marins, "a integração de sistemas facilita o fluxo de informações e melhora a comunicação interna, resultando em processos mais rápidos e menos erros. Isso é fundamental para garantir a eficiência operacional dos cartórios”.

     Ele destacou que expandir serviços online é crucial para aumentar a acessibilidade e conveniência para os clientes e que oferecer opções como consulta e pagamento online pode reduzir a burocracia e melhorar a satisfação do usuário.

Importância da comunicação e transparência      A comunicação eficaz mantém os clientes cientes de todos os processos, o que é essencial para a transparência e para a satisfação do usuário. “Utilizar uma linguagem simples e acessível é crucial para que informações não sejam mal interpretadas, evitando frustrações e aumentando a confiança. Estabelecer canais de comunicação dedicados como telefone e WhatsApp é fundamental para esclarecer dúvidas e prevenir mal entendidos, garantindo um atendimento de qualidade”, pontuou. Desafios e estratégias no atendimento ao público        O palestrante exaltou que a habilidade de lidar com situações difíceis é crucial no atendimento ao público em cartórios de protesto. “É fundamental criar um ambiente onde os clientes se sintam ouvidos e respeitados, especialmente em momentos de estresse”.

Treinamento em empatia e inteligência emocional

     Para ele, a empatia é uma ferramenta poderosa no atendimento. “Treinamentos focados em inteligência emocional e comunicação não violenta preparam a equipe para responder de forma adequada às necessidades dos clientes, contribuindo para um atendimento mais humanizado”.

     Reduzir conflitos é um objetivo primordial no atendimento ao público. Para isso, a equipe deve ser capacitada a ouvir ativamente, oferecendo soluções e alternativas que atendam as necessidades dos clientes ao invés de apenas focar na cobrança.

     Na opinião de Luiz Marins, educar a sociedade sobre os protestos é fundamental para desmistificar sua função e benefícios. Compreender o processo e suas implicações ajuda os cidadãos a utilizarem esse serviço de forma mais consciente, promovendo a recuperação de créditos e a segurança jurídica.

     “Os cartórios de protesto enfrentam a necessidade de se manterem atualizados com relação às novas legislações, especialmente aquelas que visam de judicialização de processos. Essa atualização é vital para garantir que suas operações estejam em conformidade com as normas legais, evitando complicações e possíveis sanções”.

     Os cartórios de protesto enfrentam desafios significativos que exigem respostas estratégicas: investir em plataformas digitais; capacitar a equipe; e garantir uma comunicação clara são ações essenciais para aprimorar a eficiência operacional e aumentar a satisfação do cliente. Essas estratégias não apenas modernizam os serviços prestados, mas também promovem um atendimento mais humanizado e acessível, facilitando a compreensão do papel do cartório na sociedade.

     Atualmente, segundo o palestrante, a imagem negativa dos cartórios é ocasionada pela percepção de que é um local exclusivo para a cobrança de dívidas e que não comunica sua verdadeira função jurídica e econômica.

     O próximo passo, de acordo com Luiz Marins, é implementar um plano de comunicação claro e acessível com materiais explicativos sobre a função dos cartórios. A médio prazo, deve haver engajamento em ações sociais e comunitárias para demonstrar o compromisso com a sociedade e mudar a percepção. Já a longo prazo, reforço da imagem do cartório como um centro de informação e educação jurídica, promovendo confiança e transparência.

     Conforme o palestrante, a humanização no atendimento é fundamental para garantir que os clientes se sintam ouvidos e valorizados, transformando a experiência de cobrança em um processo colaborativo. Isso implica em treinar a equipe para lidar com situações desafiadoras com empatia e compreensão, criando um ambiente acolhedor. “Treinamentos em inteligência emocional e comunicação não violenta capacitam a equipe a lidar com as diversas personalidades e situações que podem surgir no atendimento, facilitando a resolução de conflitos e aumentando a satisfação do cliente. A flexibilidade no atendimento, como orientação sobre negociações antes do protesto, demonstra proatividade e disposição para ajudar os clientes, contribuindo para um relacionamento mais positivo e evitando a percepção negativa do cartório”.

     Para Luiz Marins, a comunicação da função social do protesto deve focar em sua importância como mecanismo de segurança jurídica, em vez de ser visto apenas como um ato de cobrança. “Essa mudança de perspectiva é vital para que a sociedade entenda os benefícios que o protesto oferece, como proteção ao credor e garantia de crédito no mercado. Reverter a percepção negativa dos cartórios de protesto exige um compromisso contínuo com práticas que promovam a transparência, a humanização do atendimento e a digitalização dos serviços. Essas abordagens não apenas melhoram a eficiência, mas também ajudam a construir uma relação de confiança com a sociedade, posicionando os cartórios como instituições essenciais e modernas no cenário jurídico”, concluiu.